Ein Monteur kündigt nach vier Jahren. Zwei Tage später fragt er per WhatsApp nach seinem Zeugnis. Der Inhaber - Elektrobetrieb, neun Leute, Winterthur - schreibt mir: «Was muss da eigentlich drinstehen?» Das Arbeitszeugnis KMU-intern zu regeln ist eine dieser Aufgaben, die man immer wieder aufschiebt. Bis man es nicht mehr kann.
Was Art. 330a OR vom Arbeitgeber verlangt
Gemäss Art. 330a OR hat jeder Mitarbeitende das Recht, jederzeit ein Zeugnis zu verlangen - nicht erst bei Kündigung. Der Anspruch gilt bei Kündigung, Ablauf, einvernehmlicher Auflösung. Und er verjährt erst nach zehn Jahren. Wer das nicht wusste: jetzt weiss er es.
Zwei Grundsätze gelten immer: wohlwollend und wahrheitsgetreu. Beide gleichzeitig. Das klingt einfacher als es ist. Mehr zu den formellen Anforderungen erklärt das SECO direkt auf admin.ch.
Tipp 1: Vollzeugnis und Arbeitsbestätigung nicht verwechseln
Die Arbeitsbestätigung sagt: wer hat wann wo gearbeitet. Fertig. Das Vollzeugnis bewertet zusätzlich Leistung und Verhalten - und das ist es, was bei Bewerbungen zählt. Der Mitarbeitende entscheidet, was er will. Nicht der Betrieb.
In der Praxis wollen fast alle ein Vollzeugnis. Wer trotzdem nur eine Bestätigung liefert, riskiert eine Nachforderung - oder eine Klage. Beides kostet mehr als ein ordentliches Zeugnis beim ersten Anlauf.
Wohlwollend formulieren beim Arbeitszeugnis KMU - aber nicht lügen
«Er hat sich stets bemüht» ist keine Freundlichkeit. Das ist Zeugnissprache für: die Leistung war ungenügend. Jeder HR-Profi liest das sofort. Der Mitarbeitende meistens nicht - bis ihn jemand aufklärt. Dann kommt er zurück und verlangt eine Korrektur.
Negative Fakten dürfen ins Zeugnis, wenn sie für die Gesamtbeurteilung wirklich erheblich sind. Ein einmaliger Fehler ohne Folgen? Raus. Wiederholtes Fehlverhalten? Rein - sachlich, ohne Wertung. «Zu unserer Zufriedenheit» ist Note 4, «zu unserer vollen Zufriedenheit» Note 5. Diese eine Silbe macht einen Unterschied, den Bewerbende zu spüren bekommen.
Wenn Sie nicht sicher sind, ob eine Formulierung als versteckter Code gelesen werden könnte - streichen. Im Zweifel direkter und positiver formulieren.
Tipp 3: Zeugniscodes kennen und meiden
«Fleissig und pünktlich» - klingt solide. Heisst: mehr gab es nicht zu sagen. «Er hat die übertragenen Aufgaben mit Interesse erledigt» - klingt okay. Heisst: er hat nur das Nötigste gemacht. Solche Formulierungen sind gemäss SECO grundsätzlich unzulässig, weil sie hinter einer positiven Oberfläche eine negative Botschaft verstecken.
Ein Transportunternehmen in Luzern hatte genau das Problem: ein Fahrer erhielt ein Zeugnis mit mehreren Standardfloskeln, klagte auf Korrektur, bekam recht. Der Aufwand für den Betrieb: zwei Anwaltsschreiben und eine überarbeitete Version. Vermeidbar.
Tipp 4: Einmal eine Vorlage bauen, zehnmal Zeit sparen
Das Arbeitszeugnis KMU-intern zu standardisieren ist kein grosses Projekt. Eine Vorlage mit drei Bausteinen pro Abschnitt - sehr gut, gut, befriedigend - reicht. Leistungsbeurteilung, Sozialverhalten, Schlussformel. Wer das einmal sauber aufbaut, öffnet beim nächsten Zeugnis eine Datei statt ein leeres Dokument.
Ein Pflegedienst in Basel mit zwölf Mitarbeitenden hat das nach dem dritten Zeugnis-Chaos eingeführt. Seither dauert ein Zeugnis zwanzig Minuten statt zwei Stunden. Und alle klingen konsistent - kein Mitarbeitender bekommt ein besseres Zeugnis als ein anderer, nur weil der Chef an dem Tag mehr Zeit hatte.
Personalunterlagen digital ablegen statt suchen
Wer beim nächsten Zeugnis noch das Eintrittsdatum im Ordner sucht, weiss was ich meine. Mit dem digitalen Personalmanagement von Puveno liegen Zeugnisse, Verträge und frühere Zwischenzeugnisse direkt im Mitarbeiterprofil - abrufbar in Sekunden, nicht Minuten.
Das zahlt sich nicht nur bei Zeugnissen aus. Wer ausserdem sehen will, wie Puveno die gesamte digitale Personalakte für Schweizer KMU vereinfacht, findet dort einen direkten Einstieg.
Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung. Regelungen zum Arbeitszeugnis können je nach Einzelfall, GAV und Branche unterschiedlich sein.