Montagmorgen, viertel vor sieben, das Telefon klingelt. Wieder einer krank. Mein Dienstplan war sowieso schon am Limit - und jetzt das. Früher hab ich dann hektisch rumtelefoniert, wen ich verschieben kann, wer einspringt, wer Überstunden macht. Bis ich irgendwann gemerkt habe: So nicht. Teamplanung muss anders laufen, sonst macht mich der Job noch kaputt.
Teamplanung fängt bei den Zahlen an
Bevor ich auch nur einen Dienstplan gemacht hab, hab ich meine Aufträge der letzten zwölf Monate angeschaut. Klingt aufwändig, wars aber nicht. Ein Elektroinstallateur in St. Gallen hats mir gezeigt: Rechnungen von letztem Jahr nehmen, schauen wo viel lief, und dann das Team entsprechend einteilen. Klingt logisch, oder? Hab ich trotzdem Jahre nicht gemacht.
Das Portal des Bundes für KMU hat gute Vorlagen dazu. Runterladen, ausfüllen, fertig. Die Teamplanung wird sofort besser, sobald man weiss, was einen erwartet. Klingt banal, ist aber der Punkt an dem die meisten scheitern.
Listen helfen mehr als man denkt
Irgendwann ist mir aufgefallen: Ich weiss gar nicht genau, wer in meinem Team was kann. Ein Pflegedienst in Luzern hats anders gemacht: Die haben eine Liste. Alle Qualifikationen drauf, alle Zertifikate, Schichtwünsche, Teilzeitregelungen. Fällt jemand krank, sehen die in zwei Minuten, wer einspringen kann. Ich hab mir das abgeschaut - zwei Nachmittage Arbeit, aber seither läufts. Die Teamplanung ist einfach besser, wenn man die Daten parat hat. Zur Einsatzplanung gehört auch, dass man weiss, wer wann kann und wer nicht.
Früher kommunizieren, weniger Stress
Früher hab ich Pläne gebaut und dann irgendwann rumgeschickt. Mal Donnerstag, mal Samstag, manchmal auch Sonntagabend. Die Leute waren genervt - völlig zu Recht. Heute mach ichs anders: Freitags um zwölf steht der Plan für die nächste Woche. Fix. Ausnahme? Gibt's nicht. Ein Transportunternehmen in Basel macht das seit Jahren so, und die haben deutlich weniger Krankmeldungen seitdem. Verlässlichkeit zählt. Für die Ressourcenplanung heisst das: Plan stehen lassen, nicht ständig ändern.
Digital ist einfacher als Excel
Lange dacht ich, Software sei zu teuer. Ein Facility-Management-Betrieb in Genf hat mich vom Gegenteil überzeugt. Die machen alles digital: Einsätze auf dem Handy, tauschen untereinander, der Chef sieht Engpässe in Echtzeit. Mit Puveno läuft das bei uns jetzt ähnlich. Die Leute geben ihre Verfügbarkeit ein, sehen ihre Schichten und melden Abwesenheiten. Die Personalplanung ist endlich mal nicht mehr dieses wild-rumtelefoniere.
Wer das Thema Budget nicht vergessen will, dem empfehle ich den Beitrag zur Projektbudget-Planung. Gehört einfach zusammen, die Teamplanung und das Geld.
Rückblick: Was ich anders gemacht hätte
Viel früher anfangen, ehrlich. Die vier Punkte - Zahlen checken, Qualifikationen listen, früh kommunizieren, digitalisieren - sind kein Hexenwerk. Aber man muss sie machen, nicht nur drüber nachdenken. Die Mitarbeiterplanung wird besser, das Team ist zufriedener, und ich hab am Montagmorgen nicht mehr dieses flaue Gefühl im Magen, wenn das Telefon klingelt.