Anfang März rief mich eine Kundin an - Inhaberin eines Reinigungsbetriebs, elf Angestellte, Standort Winterthur. Einer ihrer besten Leute wollte einen Führungskurs machen. Kosten: CHF 1'400. Ihre Frage war simpel: Muss ich das bezahlen? Und muss er in der Zeit arbeiten oder nicht? Sie hatte keine Ahnung. Dabei ist die Weiterbildung im KMU ein Thema, das früher oder später jeden Betrieb trifft - und das sich mit etwas Vorbereitung gut regeln lässt.
Was das Schweizer Recht zur Weiterbildung im KMU sagt - und was nicht
Zuerst die schlechte Nachricht: Ein generelles gesetzliches Recht auf Weiterbildung gibt es im privatrechtlichen Arbeitsverhältnis nicht. Art. 5 WeBiG hält fest, dass Arbeitgeber die Weiterbildung ihrer Mitarbeitenden «begünstigen» sollen. Klingt nett - ist aber keine Pflicht. Es sei denn, der GAV oder der Arbeitsvertrag sagt etwas anderes.
Die gute Nachricht: Wer klare Regeln schriftlich festhält, hat selten Probleme. Weitere Infos zum rechtlichen Rahmen für KMU gibts direkt auf kmu.admin.ch.
Schritt 1: Erst klären, dann zahlen
Die entscheidende Frage vor jeder Weiterbildungszusage: Wer will das eigentlich - der Betrieb oder der Mitarbeitende? Klingt banal. Ist es aber nicht, weil die Antwort bestimmt, wer bezahlt und ob die Zeit als Arbeitszeit gilt. Ordnet der Arbeitgeber eine Weiterbildung an, zählt sie gemäss Art. 13 Abs. 4 ArGV 1 als Arbeitszeit - fertig. Bei freiwilligen Kursen auf Wunsch des Mitarbeitenden ist das anders.
Für die Praxis empfiehlt sich deshalb ein einfaches jährliches Mitarbeitergespräch, in dem Qualifizierungswünsche und Onboarding-Bedarf abgefragt werden. Wer das konsequent macht, landet nicht mehr in Situationen wie meine Kundin aus Winterthur - nämlich mitten in einer unvorbereiteten Entscheidung.
Kosten und Arbeitszeit bei der Weiterbildung im KMU regeln, bevor es Streit gibt
Hat der Betrieb die Weiterbildung angeordnet, trägt er die Kosten - so sieht es Art. 327a OR grundsätzlich vor. Kursgebühren, Fahrtkosten, Prüfungsgebühren: alles drin. Bei freiwilliger Weiterbildung kann der Betrieb trotzdem zahlen, muss es aber nicht. Tut er es, sollte das schriftlich geregelt sein - und zwar bevor der Mitarbeitende die Anmeldung einschickt, nicht danach.
Was viele vergessen: Übernimmt der Betrieb Kurskosten, die auf den Namen des Mitarbeitenden lauten, muss das im Lohnausweis unter Ziffer 13.3 ausgewiesen werden. Das übersehen Betriebe regelmässig - und staunen dann, wenn das Steueramt nachfragt.
Faustregel für den Alltag: Angeordnet heisst Betrieb zahlt und Zeit zählt. Freiwillig heisst: alles schriftlich klären, bevor jemand angemeldet wird.
Schritt 3: Weiterbildung im KMU schriftlich absichern
Übernimmt ein KMU freiwillig Kurskosten, ist eine Rückzahlungsklausel grundsätzlich zulässig - sofern die Weiterbildung dem Mitarbeitenden einen Nutzen bringt, der über den Betrieb hinausgeht. Gerichte akzeptieren in der Regel eine Rückzahlungsfrist von bis zu drei Jahren, gestaffelt nach Betriebszugehörigkeit nach der Weiterbildung.
Wichtig und oft vergessen: Kündigt der Arbeitgeber ohne Verschulden des Mitarbeitenden, fällt die Rückzahlungspflicht weg. Für IT-Betriebe oder Pflegedienste, die regelmässig in Zertifizierungen investieren, lohnt sich eine einfache Vertragsvorlage, die jedes Mal neu ausgefüllt wird. Und: «alle Weiterbildungskosten» ist zu vage - jede Kostenart einzeln aufführen, sonst hält die Klausel vor Gericht schlecht stand.
Bildungsurlaub im Alltag ohne Chaos verwalten
Drei Mitarbeitende gleichzeitig in Kursen, einer im Urlaub, einer krank - wer das per WhatsApp oder Excel koordiniert, verliert früher oder später den Überblick. Mit der Zeiterfassungs-App von Puveno tragen Mitarbeitende Bildungsurlaub und Kursabsenzen direkt per Smartphone ein, Teamleiter sehen alles auf einen Blick und genehmigen mit einem Klick.
Monatsrapporte lassen sich für die Lohnabrechnung auf Knopfdruck exportieren - praktisch auch bei Kontrollen. Wer tiefer in die gesetzlichen Grundlagen zur Arbeitszeiterfassung einsteigen will, findet in unserem Beitrag zur Zeiterfassungspflicht für Schweizer KMU einen guten Einstieg.
Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung. Regelungen zur Weiterbildung können je nach GAV, Einzelarbeitsvertrag und Branche unterschiedlich aussehen.