Im März rief mich ein Kunde aus Zug an - Inhaber einer IT-Firma, sechzehn Mitarbeitende. Er hatte gerade einen neuen Entwickler eingestellt. Drei Monate später wollte der Entwickler kündigen. Grund: Seine Aufgaben entsprachen nicht dem, was im Vorstellungsgespräch besprochen worden war. «Aber das stand doch im Inserat.» Ja. Im Inserat schon. Nur hatte das Inserat keine Stellenbeschreibung erstellen als Grundlage gehabt - es war aus dem Bauch heraus geschrieben worden. Das Ergebnis war eine Stelle, die für beide Seiten anders aussah. Drei Schritte, wie man das verhindert.
Inhaltsverzeichnis
- 1. Was eine Stellenbeschreibung von einem Stelleninserat unterscheidet
- 2. Schritt 1: Aufgaben und Verantwortlichkeiten konkret festhalten
- 3. Schritt 2: Stellenbeschreibung erstellen mit Anforderungsprofil und Schnittstellen
- 4. Schritt 3: Stellenbeschreibung aktuell halten - nicht einmal schreiben und vergessen
- 5. Stellenbeschreibungen, Verträge und Personalunterlagen zentral verwalten
Was eine Stellenbeschreibung von einem Stelleninserat unterscheidet
Ein Stelleninserat verkauft die Stelle - es ist Marketing. Eine Stellenbeschreibung beschreibt die Stelle - sie ist ein internes Dokument. Beides hat seinen Platz, aber das eine ist kein Ersatz für das andere. Wer nur ein Inserat hat und keine Stellenbeschreibung, weiss selbst nicht genau, wen er sucht. Das merken Kandidatinnen und Kandidaten im Gespräch - manchmal schneller als erwartet.
Eine gute Stellenbeschreibung ist ausserdem kein Einmaldokument. Sie dient als Grundlage für das Vorstellungsgespräch, für die Einarbeitung, für Mitarbeitergespräche und im Streitfall als Referenz dafür, was vereinbart war. Mehr zur strategischen Grundlage gibts beim KMU-Portal des Bundes zur Personalplanung.
Schritt 1: Aufgaben und Verantwortlichkeiten konkret festhalten
Der häufigste Fehler beim Stellenbeschreibung erstellen: zu allgemein. «Koordination von Projekten», «Unterstützung des Teams», «Verantwortung für den Bereich X» - das klingt vollständig, sagt aber wenig. Was genau koordiniert diese Person? Wer entscheidet, wer informiert, wer führt aus? Das sind die Fragen, die eine Stellenbeschreibung beantworten muss.
Ein Facility-Management-Betrieb aus Luzern hatte für eine neue Teamleiterstelle eine Beschreibung mit sieben Punkten - alle vage. Nach dem Eintritt der neuen Teamleiterin gab es sofort Konflikte mit einem bestehenden Mitarbeitenden, weil unklar war, wer die Schichtplanung macht. Beide hatten das als ihre Aufgabe verstanden. Nicht weil jemand schwierig war. Einfach weil es nie klar aufgeschrieben war. Eine halbe Stunde mehr beim Erstellen hätte Wochen Reibungsverlust verhindert.
Aufgaben so konkret formulieren, dass eine neue Person am ersten Arbeitstag damit arbeiten kann - ohne Rückfragen. Wenn das nicht möglich ist, ist die Beschreibung noch nicht fertig.
Stellenbeschreibung erstellen mit Anforderungsprofil und Schnittstellen
Zu jeder Stelle gehört ein Anforderungsprofil - was muss die Person mitbringen, was ist ein Vorteil, was ist unwichtig. Fachkenntnisse, Erfahrung, Ausbildung auf der einen Seite. Persönliche Eigenschaften, Arbeitsweise, Sprachkenntnisse auf der anderen. Wer das nicht trennt, sucht entweder jemanden, den es nicht gibt - oder stellt jemanden ein, der zwar auf dem Papier passt, aber nicht zur Stelle.
Mindestens genauso wichtig: Schnittstellen. Mit wem arbeitet diese Person täglich zusammen? Wem berichtet sie? Wen vertritt sie im Ausnahmefall? Ein Reinigungsbetrieb aus St. Gallen hatte das nie aufgeschrieben - jede neue Person musste die Zusammenarbeitsstrukturen selbst herausfinden. Wer mit wem über was spricht, wer Entscheidungen trifft. Das kostet Einarbeitungszeit, die nicht sein müsste. Zwei Seiten Papier. Einmal gemacht. Lange nützlich.
Schritt 3: Stellenbeschreibung aktuell halten - nicht einmal schreiben und vergessen
Eine Stellenbeschreibung aus dem Jahr 2019 für eine Stelle, die sich seither dreimal verändert hat, ist kein Dokument mehr. Sie ist ein Risiko. Mitarbeitende orientieren sich daran, was aufgeschrieben ist - und wenn das nicht mehr der Realität entspricht, entstehen Missverständnisse. Manchmal jahrelang, bevor es jemand ausspricht.
Ein Pflegedienst aus Winterthur hatte im letzten Jahr eine Stelle neu besetzt - mit der alten Beschreibung von 2020. Die Stelle hatte sich verändert, die Beschreibung nicht. Die neue Mitarbeiterin war nach zwei Monaten frustriert, weil ihre tatsächliche Arbeit kaum etwas mit der Beschreibung zu tun hatte. Kein Vertrauensbruch absichtlich - aber einer de facto. Seitdem werden Stellenbeschreibungen in diesem Betrieb bei jeder Neubesetzung geprüft und wenn nötig angepasst. Dreissig Minuten, einmal pro Vakanz. Das reicht.
Wer Mitarbeitergespräche als Anlass nutzt, laufend kleine Korrekturen vorzunehmen, hat am Ende des Jahres eine Stellenbeschreibung, die noch stimmt - ohne grossen Aufwand. Ein Mal im Jahr kurz prüfen: Stimmt das noch? Hat sich die Stelle verändert? Zwei Fragen. Fünf Minuten.
Stellenbeschreibungen, Verträge und Personalunterlagen zentral verwalten
Wer Stellenbeschreibungen in verschiedenen Ordnern, lokalen Laufwerken und E-Mail-Anhängen verteilt hat, findet sie im Moment, wo man sie braucht, meistens nicht. In Puveno lassen sich alle Personalunterlagen direkt beim Mitarbeitendenprofil hinterlegen - Stellenbeschreibung, Arbeitsvertrag, Lohnabrechnung, Einarbeitungsplan. Alles an einem Ort, für Teamleiter und HR jederzeit abrufbar.
Wer ausserdem sehen will, wie Personalverwaltung und Zeiterfassung in einem System abgebildet werden können, findet auf der Personalverwaltung von Puveno den direkten Einstieg. Und wer neu eingestellte Mitarbeitende von Anfang an strukturiert einarbeiten will, liest am besten den Artikel zum Mitarbeiter einarbeiten mit Checklisten - das schliesst direkt an eine gute Stellenbeschreibung an.
Dieser Artikel dient der allgemeinen Information. Stellenbeschreibungen sind in der Schweiz grundsätzlich keine gesetzliche Pflicht, aber eine bewährte HR-Praxis mit direktem Einfluss auf Rekrutierung, Einarbeitung und Mitarbeiterzufriedenheit.