Anfang letzten Winters rief mich ein Kunde aus Schaffhausen an - Inhaber eines Transportunternehmens, neunzehn Mitarbeitende. Ein Grosskunde hatte einen Auftrag auf Eis gelegt, die Auslastung brach ein. «Kann ich Kurzarbeit beantragen?» Ja. «Wie schnell?» Das war die zweite Frage - und die wichtigere. Denn bei Kurzarbeit Schweiz gibt es eine Voranmeldefrist von zehn Tagen. Wer das verpasst, bekommt keine Entschädigung für die Tage davor. Drei Schritte, wie man das richtig und schnell macht.
Inhaltsverzeichnis
- 1. Was Kurzarbeit ist - und wann sie grundsätzlich bewilligt wird
- 2. Schritt 1: Einverständnis der Mitarbeitenden einholen und Voranmeldung einreichen
- 3. Schritt 2: Kurzarbeit Schweiz abrechnen - Fristen und Unterlagen
- 4. Schritt 3: Arbeitszeitkontrolle während Kurzarbeit lückenlos führen
- 5. Arbeitszeiten und Absenzen während Kurzarbeit digital erfassen
Was Kurzarbeit ist - und wann sie grundsätzlich bewilligt wird
Kurzarbeit bedeutet: Arbeitgeber reduzieren vorübergehend die Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden, um Entlassungen zu vermeiden. Die Arbeitslosenversicherung entschädigt die Mitarbeitenden für den Lohnausfall - grundsätzlich 80 Prozent des anrechenbaren Verdienstausfalls. Der Arbeitgeber muss den Lohn zum normalen Zeitpunkt auszahlen, die Entschädigung kommt danach von der Arbeitslosenkasse zurück.
Bewilligt wird Kurzarbeit grundsätzlich nur, wenn der Arbeitsausfall mindestens zehn Prozent der Betriebsstunden betrifft, wirtschaftliche Gründe hat, unvermeidbar und vorübergehend ist. Betriebsübliche oder saisonale Schwankungen zählen nicht. Mehr dazu direkt beim SECO: Kurzarbeitsentschädigung.
Schritt 1: Einverständnis der Mitarbeitenden einholen und Voranmeldung einreichen
Kurzarbeit geht nicht ohne Einverständnis. Jeder betroffene Mitarbeitende muss zustimmen - schriftlich. Wer nicht einverstanden ist, kann nicht zur Kurzarbeit verpflichtet werden. Das ist der erste Schritt, bevor irgendein Formular ausgefüllt wird.
Danach kommt die Voranmeldung - und hier ist Tempo gefragt. Die Voranmeldung muss zwingend zehn Tage vor Beginn der Kurzarbeit beim kantonalen Amt für Wirtschaft und Arbeit eingereicht werden. Nicht sieben Tage, nicht acht. Zehn. Als Einreichungsdatum gilt das Datum der Online-Einreichung über den eService des SECO auf arbeit.swiss. Wer noch kein Job-Room-Login hat, braucht mindestens fünf Arbeitstage für die Registrierung - die zählen nicht zur Voranmeldefrist. Das Transportunternehmen aus Schaffhausen hatte das fast zu spät gemerkt.
Voranmeldung online einreichen, nicht per Post. Nur das Online-Einreichungsdatum gilt. Wer das Formular ausdruckt und schickt, riskiert eine Fristversäumnis.
Kurzarbeit Schweiz abrechnen - Fristen und Unterlagen nicht vergessen
Nach der Bewilligung kommt die monatliche Abrechnung. Für jede Abrechnungsperiode - also jeden Kalendermonat - muss der Arbeitgeber die geleisteten Ausfallstunden und Löhne bei der gewählten Arbeitslosenkasse einreichen. Die Frist dafür beträgt grundsätzlich drei Monate nach Ablauf der Abrechnungsperiode. Wer diese Frist verpasst, verliert grundsätzlich den Anspruch - auch wenn die Kurzarbeit korrekt vorangemeldet und bewilligt wurde.
Zur ersten Abrechnung braucht es einige Unterlagen: Personalblatt, Angaben zur vertraglichen Arbeitszeit, Lohnliste, Aufstellung über Mehrstunden der letzten sechs Monate. Das klingt aufwendig - ist es beim ersten Mal auch. Ein Reinigungsbetrieb aus Bern hatte das unterschätzt und die erste Abrechnung dreimal nachbessern müssen. Ab dem zweiten Monat lief es dann wie am Schnürchen. Der erste Monat braucht Zeit. Danach nicht mehr.
Schritt 3: Arbeitszeitkontrolle während Kurzarbeit lückenlos führen
Das ist der Punkt, der am häufigsten vergessen wird - und der bei Kontrollen als erstes geprüft wird. Während der Kurzarbeit muss der Arbeitgeber zwingend eine detaillierte Arbeitszeitkontrolle führen: Soll- und Ist-Stunden pro Mitarbeitenden, pro Monat, lückenlos. Ohne diese Dokumentation gibt es keine Entschädigung - oder sie muss zurückbezahlt werden.
Ferien während der Kurzarbeit sind ein eigenes Kapitel. Wer Ferien bezieht, zählt in den Sollstunden weiterhin mit - aber die Ferienzeit darf nicht als Ausfallstunden geltend gemacht werden. Ferien müssen zu 100 Prozent vom Arbeitgeber bezahlt werden. Gleiches gilt für Krankheit oder Unfall während der Kurzarbeit: Diese Tage laufen über die entsprechenden Sozialversicherungen, nicht über die Kurzarbeitsentschädigung.
Ein Logistikunternehmen aus Winterthur hatte beides vermischt - Ferientage als Ausfallstunden eingetragen, Krankheitstage über KAE abgerechnet. Die Rückforderung der Arbeitslosenkasse kam drei Monate später. Nicht böswillig, einfach nicht gewusst. Die Arbeitszeitkontrolle muss diese Kategorien sauber trennen.
Arbeitszeiten und Absenzen während Kurzarbeit digital erfassen
Wer Kurzarbeit mit Papier-Stundenzetteln abwickelt, hat bei der monatlichen Abrechnung ein Qualitätsproblem. Soll- und Ist-Stunden, Ferientage, Krankheitstage - alles muss sauber getrennt und auf Abruf verfügbar sein. Mit der Zeiterfassungs-App von Puveno werden alle Kategorien automatisch separat erfasst und lassen sich als Monatsrapport exportieren - direkt verwendbar für die KAE-Abrechnung.
Wer die Grundlagen zur digitalen Zeiterfassung nochmals auffrischen will, findet im Artikel zur mobilen Zeiterfassung für Schweizer KMU den passenden Einstieg. Saubere Zeiterfassung ist bei Kurzarbeit kein Nice-to-have. Es ist Pflicht.
Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung. Voraussetzungen und Fristen für Kurzarbeitsentschädigung können sich ändern. Aktuelle Informationen gibts direkt beim SECO auf arbeit.swiss.