Überstunden im KMU: Rechte, Pflichten und Lösungen

Ein Sanitärbetrieb in Winterthur, ein Malerbetrieb in Bern, eine Schreinerei in Luzern - kaum ein KMU kommt ohne Überstunden aus. Gerade in Spitzenzeiten gehören sie zum Alltag. Doch zwischen dem, was im Arbeitsvertrag steht, und dem, was das Gesetz vorsieht, gibt es oft eine grosse Lücke. Wer die Regeln nicht kennt, zahlt im schlimmsten Fall drauf.

Dieser Beitrag erklärt die wichtigsten Grundlagen rund um Überstunden in Schweizer KMU und zeigt, wie sich der Aufwand mit klaren Prozessen reduzieren lässt.

Überstunden und Überzeit - der entscheidende Unterschied

Viele Arbeitgeber verwenden die Begriffe Überstunden und Überzeit synonym. Das kann teuer werden, denn die beiden unterliegen unterschiedlichen Gesetzen mit unterschiedlichen Konsequenzen.

Gemäss dem Obligationenrecht (Art. 321c OR) gelten als Überstunden alle Arbeitsstunden, die über die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit hinausgehen, die gesetzliche Höchstarbeitszeit aber noch nicht überschreiten. Ein Beispiel: Hat ein Mitarbeitender laut Vertrag eine 42-Stunden-Woche und arbeitet 46 Stunden, sind diese vier zusätzlichen Stunden Überstunden.

Überzeit hingegen ist im Arbeitsgesetz (ArG) geregelt und entsteht erst, wenn die gesetzliche Höchstarbeitszeit überschritten wird. Gemäss Art. 9 ArG liegen die Grenzen bei:

• 45 Stunden pro Woche - für industrielle Betriebe, Büropersonal und Verkaufspersonal in Grossbetrieben
• 50 Stunden pro Woche - für alle übrigen Arbeitnehmenden

Was das Gesetz zur Entschädigung vorsieht

Bei Überstunden nach OR haben Arbeitgeber grundsätzlich zwei Möglichkeiten:

1. Freizeit - Kompensation durch Freizeit von gleicher Dauer, sofern die Arbeitnehmenden einverstanden sind
2. Auszahlung - Normaler Lohn zuzüglich eines Zuschlags von mindestens 25 Prozent

Ein wichtiger Punkt: Der 25-Prozent-Zuschlag kann bei Überstunden schriftlich im Arbeitsvertrag anders geregelt oder sogar ganz wegbedungen werden. Bei Kaderpositionen ist es in der Praxis üblich, dass Überstunden bereits im Lohn inbegriffen sind.

Bei Überzeit nach Arbeitsgesetz gelten strengere Regeln. Der Zuschlag von mindestens 25 Prozent ist zwingend und kann nicht vertraglich wegbedungen werden.

Die jährliche Überzeit ist zudem begrenzt: auf maximal 170 Stunden bei einer 45-Stunden-Grenze und 140 Stunden bei einer 50-Stunden-Grenze.

Warum gerade KMU aufpassen sollten

In Grossunternehmen kümmern sich HR-Abteilungen um die korrekte Erfassung und Abgeltung. In einem Handwerksbetrieb mit acht Mitarbeitenden sieht das anders aus. Dort übernimmt oft der Chef selbst die Personaladministration - neben Kundenakquise, Materialbestellung und Baustellenführung.

Die kantonalen Arbeitsinspektorate führen regelmässig Kontrollen durch, besonders in Branchen wie dem Baugewerbe und der Gastronomie. Dabei prüfen sie unter anderem:

• Ob Arbeitszeiten vollständig und nachvollziehbar dokumentiert sind
• Ob Überstunden korrekt kompensiert oder ausbezahlt wurden
• Ob die gesetzlichen Höchstarbeitszeiten eingehalten werden

Unvollständige Aufzeichnungen oder fehlende Nachweise können zu Bussgeldern führen. Ein häufiges Problem in der Praxis: Überstunden werden zwar geleistet und mündlich besprochen, aber nirgends festgehalten. Kommt es zum Streitfall - etwa bei einer Kündigung - steht Aussage gegen Aussage.

Überstunden dokumentieren - was bei Kontrollen zählt

Gemäss Art. 46 ArG und Art. 73 ArGV 1 sind Arbeitgeber grundsätzlich verpflichtet, die Arbeitszeiten zu dokumentieren. Das umfasst in der Regel:

• Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit
• Pausen über einer halben Stunde
• Überstunden und deren Kompensation

Es gibt kein vorgeschriebenes Format. Papier, Excel oder eine App - das spielt für die Behörden keine Rolle. Entscheidend ist, dass die Daten vollständig, verständlich und bei Kontrollen jederzeit verfügbar sind. Die Aufzeichnungen sind in der Regel mindestens fünf Jahre aufzubewahren.

Für Betriebe mit weniger als 50 Mitarbeitenden gibt es unter bestimmten Voraussetzungen die Möglichkeit einer vereinfachten Arbeitszeiterfassung gemäss Art. 73b ArGV 1. Das entbindet allerdings nicht von der Pflicht, die Einhaltung der Arbeits- und Ruhezeiten sicherzustellen.

Wie Puveno den Überblick über Überstunden vereinfacht

In vielen KMU scheitert die korrekte Überstundenverwaltung nicht am Willen, sondern am Werkzeug. Zettelwirtschaft und nachträgliches Eintragen aus dem Gedächtnis führen zu lückenhaften Daten.

Puveno löst das Problem an der Wurzel. Mitarbeitende erfassen ihre Arbeitszeiten direkt über die mobile App - inklusive Projektbezug und Absenzen. Das System berechnet Überstunden automatisch auf Basis der im Unternehmen definierten Sollarbeitszeit. Teamleiter sehen auf einen Blick, wer über der Sollzeit liegt.

Korrekturen an Zeiteinträgen sind innerhalb von zehn Minuten möglich. Danach läuft jede Änderung über einen Genehmigungsprozess - das macht die Daten revisionssicher. Am Ersten jedes Monats erhalten Mitarbeitende einen automatischen Bericht mit geleisteten Stunden, Feriensaldo und Überstundensaldo, den sie digital unterzeichnen.

Drei praktische Schritte für Ihr KMU

1. Verträge prüfen - Gibt es eine schriftliche Regelung zu Überstunden? Ist der 25-Prozent-Zuschlag geregelt oder wegbedungen? Klären Sie diese Fragen jetzt, nicht erst im Streitfall.
2. Zeiterfassung bewerten - Werden alle Arbeitsstunden tatsächlich dokumentiert? Können Sie bei einer Kontrolle innerhalb von Minuten vollständige Nachweise vorlegen?
3. Team einbeziehen - Klare Regeln darüber, wann Überstunden anfallen, wie sie erfasst werden und wie die Kompensation abläuft, vermeiden Missverständnisse und stärken das Vertrauen.

Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung. Bei Fragen zu Ihrem konkreten Fall empfiehlt sich die Rücksprache mit einem Treuhandbüro oder einer Rechtsberatung.