Digitale Personalakte einführen - für viele Schweizer KMU klingt das nach einem grossen Projekt. Dabei lässt sich der Umstieg vom Papierdossier zur digitalen Lösung mit dem richtigen Vorgehen Schritt für Schritt umsetzen. Wer die digitale Personalakte sauber einführt, spart langfristig Verwaltungsaufwand und erfüllt die Anforderungen des revidierten Datenschutzgesetzes (nDSG).
Inhalt
- 1. Rechtliche Grundlagen in der Schweiz
- 2. Schritt 1: Bestandsaufnahme der Papierdossiers
- 3. Schritt 2: Datenschutz und Zugriffsrechte regeln
- 4. Schritt 3: Aufbewahrungsfristen festlegen
- 5. Schritt 4: Migration und digitale Ablage strukturieren
- 6. Schritt 5: Mitarbeitende informieren
- 7. Digitale Personalakte mit Puveno
Rechtliche Grundlagen in der Schweiz
Seit dem 1. September 2023 gilt in der Schweiz das totalrevidierte Datenschutzgesetz (nDSG). Es verpflichtet Arbeitgeber grundsätzlich dazu, Personendaten nur für klar definierte Zwecke zu bearbeiten und den Zugriff auf vertrauliche Mitarbeiterdaten auf berechtigte Personen zu beschränken.
Besonders schützenswerte Daten - wie Gesundheitsinformationen, Lohnabrechnungen oder Angaben zur Religion - erfordern gemäss nDSG erhöhte Schutzmassnamen. Der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB) empfiehlt Arbeitgebern, ein Verzeichnis ihrer Bearbeitungstätigkeiten zu führen. Mehr dazu unter edoeb.admin.ch.
Physische Personaldossiers bieten in dieser Hinsicht kaum Kontrolle - eine digitale Personalakte ermöglicht dagegen präzise Zugriffssteuerung und lückenlose Protokollierung.
Schritt 1: Bestandsaufnahme der Papierdossiers
Bevor die digitale Personalakte eingeführt werden kann, braucht es eine klare Übersicht über alle vorhandenen Dokumente. Typische Inhalte eines Schweizer Personaldossiers sind Arbeitsvertrag, Lohnabrechnungen, Arbeitszeugnisse, Absenznachweise und allfällige Vereinbarungen.
In einem Reinigungsunternehmen mit 30 Mitarbeitenden in Bern können das schnell hunderte von Dokumenten sein. Eine einfache Liste pro Mitarbeiter - welche Dokumente existieren, in welchem Format - schafft die Grundlage für eine strukturierte Migration.
Schritt 2: Datenschutz und Zugriffsrechte regeln
Die digitale Personalakte darf nicht für alle zugänglich sein. Gemäss nDSG sind Arbeitgeber grundsätzlich verpflichtet, den Zugriff auf Personendaten auf jene Personen zu beschränken, die diesen für ihre Arbeit tatsächlich benötigen.
In der Praxis bedeutet das: Teamleiter sehen nur Absenzen und Stundenpläne ihrer Mitarbeitenden, während Lohndaten ausschliesslich HR-Verantwortlichen und der Geschäftsleitung zugänglich sind. Dieses Rollenkonzept muss vor der Einführung schriftlich festgelegt werden.
Schritt 3: Aufbewahrungsfristen festlegen
Schweizer Recht sieht für verschiedene Dokumente unterschiedliche Aufbewahrungsfristen vor. Arbeitszeugnisse und personalrechtliche Unterlagen sind in der Regel zehn Jahre nach Austritt aufzubewahren, Lohnunterlagen gemäss AHV-Recht grundsätzlich fünf Jahre ab Fälligkeit.
Eine digitale Personalakte mit automatischen Löschfristen verhindert, dass veraltete Daten unnötig gespeichert bleiben - was wiederum die Anforderungen des nDSG an Datensparsamkeit erfüllt. Wer diese Fristen manuell im Papierordner verwaltet, riskiert Lücken oder unnötige Datenhaltung.
Schritt 4: Migration und digitale Ablage strukturieren
Beim Scannen und Übertragen bestehender Papierdossiers empfiehlt sich eine einheitliche Ordnerstruktur: zum Beispiel nach Mitarbeiter, darunter nach Dokumententyp (Vertrag, Lohn, Absenz, Zeugnis). Dateinamen sollten einheitlich und ohne Sonderzeichen gewählt werden.
Ein IT-Servicebetrieb in Zürich, der 20 Techniker beschäftigt, kann diesen Schritt in wenigen Tagen umsetzen - vorausgesetzt, die Struktur ist vor Beginn der Migration klar definiert. Nachträgliche Umbenennungen kosten unnötig Zeit.
Schritt 5: Mitarbeitende informieren
Gemäss nDSG haben Mitarbeitende grundsätzlich das Recht zu erfahren, welche Daten über sie gespeichert werden und wer darauf Zugriff hat. Eine kurze schriftliche Information - per E-Mail oder im nächsten Teammeeting - schafft Vertrauen und erfüllt gleichzeitig die Informationspflicht des Arbeitgebers.
Mitarbeitende können zudem grundsätzlich Auskunft über ihre gespeicherten Daten verlangen sowie die Korrektur falscher Einträge beantragen. Wer dies von Anfang an transparent kommuniziert, vermeidet spätere Missverständnisse.
Digitale Personalakte mit Puveno
Mit Puveno können Schweizer KMU Mitarbeiterdaten, Verträge und Lohnunterlagen zentral und sicher digital verwalten. Zugriffsrechte lassen sich pro Rolle konfigurieren - Teamleiter sehen nur, was für sie relevant ist.
Die Plattform unterstützt zudem die digitale Verwaltung von Monatsrapporten und Absenzen, sodass alle personalrelevanten Dokumente an einem Ort verfügbar sind. Das spart Zeit bei Kontrollen und vereinfacht die jährliche Lohnabrechnung erheblich.
Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechts- oder Datenschutzberatung.