Regierapporte auf der Baustelle: So geht keine Zusatzleistung mehr verloren

Die Situation auf Schweizer Baustellen ist immer die gleiche: Der Polier ist mitten in den Maurerarbeiten, als der Bauherr vorbeikommt. "Könnten Sie hier noch schnell eine zusätzliche Wand einziehen? Und drüben diese Aussparung vergrössern?" Der Polier nickt, erledigt die Arbeit pflichtbewusst und das Projekt geht weiter.

Das Problem: Drei Wochen später, wenn die Schlussrechnung ansteht, erinnert sich niemand mehr an die genaue Stundenzahl und das verbrauchte Material. Die Zusatzleistung wurde nie als Regiearbeit rapportiert - und das Unternehmen arbeitet im schlimmsten Fall gratis.

Warum Regiearbeiten oft unter den Tisch fallen

Regiearbeiten - also Leistungen, die nicht im ursprünglichen Werkvertrag vereinbart wurden und nach Aufwand abgerechnet werden - sind in der Baubranche eine wichtige Einnahmequelle. Gleichzeitig sind sie das grösste schwarze Loch für unbezahlte Arbeitsstunden.

Die Gründe dafür liegen meistens in fehlenden oder unpraktischen Prozessen:

• Zettelwirtschaft: Regierapporte werden auf zerknitterten Papierblöcken im Bauwagen geschrieben.
• Aufschieberitis: "Das trage ich heute Abend im Büro ein" - und dann gerät es im Feierabendstress in Vergessenheit.
• Fehlende Unterschrift: Der Rapport wird zwar geschrieben, aber der Bauleiter oder Bauherr ist gerade nicht vor Ort, um ihn zu unterzeichnen.

Jede nicht verrechnete Regiestunde drückt die Marge des gesamten Projekts. Bei Handwerksbetrieben summieren sich diese "Kleinigkeiten" über das Jahr schnell auf fünfstellige Beträge.

Die 3 goldenen Regeln für Regierapporte

Damit Zusatzleistungen auch wirklich bezahlt werden, müssen Handwerksbetriebe klare Regeln etablieren, die von allen Mitarbeitenden auf der Baustelle verstanden und umgesetzt werden.

1. Keine Arbeit ohne Auftrag: Auch wenn es nur eine "kleine Gefälligkeit" ist - jede Leistung, die nicht im Werkvertrag steht, muss als Regiearbeit deklariert werden.
2. Sofortige Erfassung: Regiearbeiten müssen am gleichen Tag rapportiert werden. Wer bis zum Freitag wartet, vergisst Details zum verbrauchten Material oder schätzt die Arbeitszeit falsch ein.
3. Details sind entscheidend: "Zusatzarbeiten ausgeführt" reicht als Beschreibung nicht. Ein guter Regierapport enthält das genaue Datum, die detaillierte Arbeitsbeschreibung, die exakte Stundenzahl, das verbrauchte Material und den Maschinenaufwand.

Ein sauber geführter Regierapport ist nicht nur die Grundlage für Ihre Rechnung, sondern auch Ihre rechtliche Absicherung bei späteren Unstimmigkeiten mit dem Bauherrn.

Der Wechsel vom Papierblock zur App

Der klassische Regie-Block aus Papier hat auf der modernen Baustelle ausgedient. Wer heute noch mit Durchschlagpapier arbeitet, kämpft mit unleserlichen Handschriften, verlorenen Zetteln und einem enormen administrativen Aufwand im Büro, weil alles manuell in die Buchhaltung abgetippt werden muss.

Der Branchenstandard bewegt sich klar in Richtung Digitalisierung. Mit dem Smartphone hat jeder Handwerker das wichtigste Werkzeug für die Rapportierung bereits in der Hosentasche.

Wie Sie Regiearbeiten digital abrechnen

Mit den digitalen Projektrapporten von Puveno wird die Erfassung von Regiearbeiten zum Kinderspiel. Sobald eine Zusatzleistung anfällt, öffnet der Polier die App auf dem Smartphone und wählt das entsprechende Projekt aus.

Arbeitsstunden, verwendetes Material und sogar Fotos von der erledigten Arbeit werden direkt im System hinterlegt. Das Beste daran: Der Bauherr oder Architekt kann den Rapport direkt auf dem Handydisplay unterschreiben. Das Büro erhält die unterschriebenen Daten in Echtzeit als PDF und kann die Rechnung am gleichen Tag verschicken - ohne langes Nachfragen oder Abtippen.

Fazit: Machen Sie Schluss mit Gratisarbeit

Zusatzleistungen auf der Baustelle sind ein Zeichen von Flexibilität und gutem Kundenservice. Aber dieser Service muss bezahlt werden. Schulen Sie Ihr Team, etablieren Sie klare Regeln und stellen Sie die Werkzeuge zur Verfügung, die eine lückenlose Rapportierung im stressigen Baualltag überhaupt erst möglich machen.