Eine Kundin aus Luzern - Inhaberin eines Pflegedienstleisters, dreizehn Mitarbeitende - schickte mir im Januar eine Excel-Tabelle. Betreff: «Stimmt das so?» Ihre Feriensaldo Berechnung war falsch. Nicht ein bisschen falsch. Für zwei Mitarbeitende hatte sie seit über einem Jahr zu wenig Ferientage gutgeschrieben. Das merkte sie erst, als eine der beiden kündigte und den Restanspruch einforderte.
Inhaltsverzeichnis
- 1. Was das Schweizer Recht zu Ferien vorschreibt
- 2. Fehler 1: Ferienanspruch bei Eintritt und Austritt falsch anteiligen
- 3. Fehler 2: Krankheit und Unfall nicht korrekt anrechnen
- 4. Fehler 3: Feriensaldo Berechnung bei Teilzeit falsch anwenden
- 5. Feriensaldo automatisch berechnen statt manuell suchen
Was das Schweizer Recht zu Ferien vorschreibt
Gemäss Art. 329a OR haben Mitarbeitende Anspruch auf mindestens vier Wochen Ferien pro Jahr - bis zum vollendeten 20. Altersjahr und ab dem vollendeten 50. Altersjahr sind es fünf Wochen. Das gilt für Vollzeit und Teilzeit gleichermassen. Wer das nicht kennt, macht den ersten Fehler noch bevor die Berechnung beginnt.
Wichtig: Der Ferienanspruch entsteht mit Antritt des Arbeitsverhältnisses - anteilig, monatsgenau. Mehr zu den gesetzlichen Grundlagen rund um Ferien und Arbeitszeit gibts auf kmu.admin.ch.
Fehler 1: Ferienanspruch bei Eintritt und Austritt falsch anteiligen
Tritt ein Mitarbeitender am 1. April ein, hat er für das laufende Jahr Anspruch auf neun Monate Ferien - nicht auf das volle Jahr. Klingt logisch. In der Praxis wird das trotzdem regelmässig falsch gemacht, weil viele Betriebe den Jahresanspruch einfach übernehmen ohne zu kürzen.
Beim Austritt gilt dasselbe in die andere Richtung. Wer Ende September austritt, hat neun Zwölftel Anspruch. Hat er mehr bezogen, darf der Betrieb den Überschuss grundsätzlich vom letzten Lohn abziehen - sofern das im Arbeitsvertrag so geregelt ist. Hat er weniger bezogen, muss der Betrieb den Rest auszahlen. Kein Spielraum.
Fehler 2: Krankheit und Unfall bei der Feriensaldo Berechnung falsch anrechnen
Das ist der Fehler, der die meisten überrascht. Ist ein Mitarbeitender länger als drei Monate im Jahr krankheitsbedingt abwesend, darf der Ferienanspruch für jeden weiteren vollen Monat Abwesenheit um einen Zwölftel gekürzt werden - gemäss Art. 329b OR. Drei Monate Schonfrist, dann greift die Kürzung.
Viele Betriebe wissen das nicht - und schreiben Ferientage gut, die sie rechtlich nicht schulden. Ein Transportunternehmen in Zug hatte genau diesen Fall: ein Fahrer war vier Monate krank, der Betrieb buchte trotzdem die vollen Ferien. Beim Austritt ein Jahr später entstand ein Restanspruch, den der Betrieb irrtümlich auszahlte. Unnötig.
Faustregel: Ab dem vierten Monat Krankheitsabwesenheit darf je vollen Monat ein Zwölftel Ferienanspruch gekürzt werden. Immer schriftlich dokumentieren.
Fehler 3: Feriensaldo Berechnung bei Teilzeit falsch anwenden
Teilzeitarbeit macht die Feriensaldo Berechnung komplizierter - aber nicht beliebig. Der Ferienanspruch in Wochen bleibt gleich wie bei Vollzeit. Was sich ändert: eine «Woche» Ferien entspricht der vertraglich vereinbarten Wochenarbeitszeit. Wer drei Tage pro Woche arbeitet, hat vier Wochen à drei Tage - also zwölf Tage Ferien pro Jahr. Nicht zwanzig.
Kompliziert wird es, wenn die Arbeitstage unregelmässig verteilt sind. Eine Pflegehelferin in St. Gallen arbeitet montags, mittwochs und freitags - das sind immer noch drei Tage pro Woche. Eine andere arbeitet mal drei, mal vier Tage je nach Einsatzplan. Dort muss mit Stunden gerechnet werden, nicht mit Tagen. Wer das nicht macht, kommt auf falsche Saldi - in beide Richtungen.
Feriensaldo automatisch berechnen statt manuell suchen
Wer Feriensaldi noch in Excel führt, kennt das Problem: eine Formel stimmt nicht, jemand hat manuell überschrieben, und plötzlich stimmt die halbe Tabelle nicht mehr. Mit der Zeiterfassungs-App von Puveno wird der Feriensaldo automatisch berechnet - basierend auf Eintrittsdatum, Pensum und gebuchten Absenzen. Kein manuelles Nachrechnen, keine Überraschungen beim Austritt.
Mitarbeitende sehen ihren aktuellen Saldo jederzeit per Smartphone, Teamleiter genehmigen Ferienwünsche mit einem Klick. Wer tiefer einsteigen will, findet in unserem Beitrag zur Arbeitszeiterfassung für Schweizer KMU einen guten Einstieg ins Thema.
Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung. Regelungen zu Ferien und Feriensaldi können je nach GAV, Einzelarbeitsvertrag und Branche unterschiedlich ausgestaltet sein.