Anfang März rief mich ein Kunde aus Olten an - Inhaber eines Elektrobetriebs, vierzehn Mitarbeitende, viele Kleinaufträge im Aussenbereich. Sein Problem war konkret: Ein Grosskunde hatte eine Rechnung beanstandet. Nicht weil die Arbeit schlecht war, sondern weil der Regierapport fehlende Zeitangaben hatte und ein Materialposten nicht nachvollziehbar war. Zwei Stunden Diskussion, am Ende ein Preisnachlass. Dabei wäre das mit einem sauber ausgefüllten Regierapport erstellen gar kein Thema geworden. Wie man das in drei Schritten ein für alle Mal löst.
Inhaltsverzeichnis
- 1. Warum ein lückenhafter Regierapport teuer werden kann
- 2. Schritt 1: Regierapport erstellen mit vollständigen Pflichtangaben
- 3. Schritt 2: Materialien und Arbeitszeiten sauber dokumentieren
- 4. Schritt 3: Regierapport vom Kunden vor Ort unterschreiben lassen
- 5. Regierappporte direkt im Projekt erfassen und exportieren
Warum ein lückenhafter Regierapport teuer werden kann
Ein Regierapport ist im Schweizer Werkvertragsrecht nach OR grundsätzlich das zentrale Dokument für Regiearbeiten - er belegt, was geleistet wurde, welche Materialien eingesetzt wurden und wie lange die Arbeit gedauert hat. Fehlen Angaben, entsteht Interpretationsspielraum. Und der liegt selten auf der Seite des Auftragnehmers.
Besonders in Branchen mit wechselnden Einsatzorten - Elektro, Sanitär, Reinigung, Gartenbau - passiert es schnell: Der Mitarbeitende füllt den Rapport auf dem Handrücken aus, Zeitangaben sind ungenau, ein Materialposten fehlt. Beim Kunden kommt die Rechnung an, und die Fragen beginnen. Mehr zu den Grundlagen von Regiearbeiten im Schweizer OR gibts direkt auf kmu.admin.ch.
Schritt 1: Regierapport erstellen mit vollständigen Pflichtangaben
Ein vollständiger Regierapport enthält mindestens: Datum und Einsatzort, Name des Mitarbeitenden, genaue Beschreibung der ausgeführten Arbeiten, Beginn und Ende der Arbeitszeit, eingesetzte Materialien mit Menge und Bezeichnung. Das klingt selbstverständlich. Ist es in der Praxis aber oft nicht.
Ein Sanitärbetrieb aus Luzern hatte jahrelang Rapporte ohne Einsatzort und ohne Materialangaben verwendet. Funktioniert hat das solange, bis ein Kunde drei Rechnungen gleichzeitig beanstandete. Danach eine neue Vorlage mit allen Pflichtfeldern - und seitdem keine einzige Diskussion mehr über fehlende Angaben. Einfach, aber wirksam.
Praxistipp: Eine feste Vorlage mit Pflichtfeldern verhindert Lücken zuverlässiger als jede Schulung. Wer das Formular nicht vollständig ausfüllen kann, ohne etwas wegzulassen, hat die richtige Vorlage.
Schritt 2: Materialien und Arbeitszeiten lückenlos festhalten
Der häufigste Streitpunkt bei Regierechnungen: Materialkosten. Nicht weil der Kunde grundsätzlich nicht zahlen will, sondern weil er nicht nachvollziehen kann, was verbaut wurde und warum. «Diverses Material» als Sammelposten reicht nicht. Jede Position braucht eine Bezeichnung, eine Menge, und im besten Fall eine Artikelnummer.
Genauso bei den Arbeitszeiten. Beginn und Ende reichen - aber wer bei einem Einsatz Fahrzeit, Wartezeit und effektive Arbeitszeit vermischt, hat früher oder später ein Problem. Ein Reinigungsbetrieb in Bern hatte genau das: Fahrzeit wurde ohne Vermerk in die Arbeitszeit eingerechnet. Beim Kunden kam das nicht gut an. Seitdem werden die Positionen separat ausgewiesen - transparent, nachvollziehbar, diskussionsfrei.
Schritt 3: Regierapport vor Ort vom Kunden unterzeichnen lassen
Ein Regierapport, der erst Tage später per Post beim Kunden ankommt, hat ein strukturelles Problem: Der Kunde erinnert sich nicht mehr genau, was gemacht wurde, und beginnt zu zweifeln. Die Lösung ist alt und bewährt - Unterschrift vor Ort, direkt nach Abschluss der Arbeiten.
Das setzt voraus, dass der Rapport schon auf dem Einsatz vollständig ist. Wer das digital löst, hat den Vorteil, dass der Kunde direkt auf dem Smartphone oder Tablet unterschreiben kann - kein Papier, keine Nachlieferung, kein Zeitverlust. Ein Gartenbaubetrieb aus Winterthur hat das eingeführt und berichtet, dass Rechnungsbeanstandungen seitdem auf praktisch null gesunken sind. Nicht weil die Kunden nachgiebiger geworden wären, sondern weil nichts mehr offen ist.
Wer Regierappporte noch manuell auf Papier abwickelt, riskiert ausserdem Verluste: Zettel gehen unter, Schrift wird unleserlich, und am Monatsende weiss niemand mehr, wo welcher Rapport geblieben ist. Digital ist hier nicht Komfort, sondern Absicherung.
Regierappporte direkt im Projekt erfassen und exportieren
In Puveno lässt sich der gesamte Regierapport direkt im Projekteinsatz erfassen - Arbeitszeiten, Materialien, Notizen, Fotos. Der Teamleiter sieht den Status in Echtzeit, und der fertige Rapport kann als PDF exportiert und direkt an den Kunden geschickt werden. Kein Papier, keine Übertragungsfehler.
Wer ausserdem die Zeiterfassung für Regieeinsätze sauber abbilden will, findet im Artikel zur mobilen Zeiterfassung für Schweizer KMU den passenden Einstieg. Beide Themen lassen sich über die Projektfunktionen von Puveno direkt kombinieren.
Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechts- oder Vertragsberatung. Anforderungen an Regierappporte können je nach Branche, GAV und Kundenvertrag unterschiedlich ausgestaltet sein.