Fragen Sie sich auch manchmal, ob die erfassten Zeiten Ihres Teams wirklich stimmen?
Geht vielen so. Arbeitszeit erfassen klingt einfacher, als es ist. Vor allem, wenn die Mitarbeitenden auf verschiedenen Baustellen oder bei Kunden unterwegs sind und niemand richtig nachkontrolliert, bis die Abrechnung kommt.
Ich habe in den letzten Jahren viele KMU begleitet. Und ehrlich: Die meisten machen es sich unnötig schwer. Dabei geht es oft viel einfacher, als man denkt.
Erstens: Die Methode muss passen
Die grösste Frage zuerst: Wie wird bei Ihnen erfasst? Stundenzettel, Excel - oder gar nicht? Stundenlisten auf Papier sind in Schweizer KMU noch immer am weitesten verbreitet. Und leider auch die fehleranfälligste Methode.
Studien zeigen, dass bei manueller Erfassung bis zu 15 Prozent der Einträge fehlerhaft sind oder ganz fehlen. Das sind pro Mitarbeiter und Monat schnell mal ein paar Stunden, die irgendwo verschwinden. Aufs Jahr gerechnet ein Betrag, der weh tut.
Ob Reinigungsfirma, IT-Dienstleister, Elektrobetrieb oder Gärtnerei - es gibt nicht die eine richtige Lösung. Ein Betrieb mit festen Arbeitsplätzen vor Ort braucht etwas anderes als einer, der seine Leute täglich zu wechselnden Kunden schickt. So weit, so klar.
Zweitens: Klare Ansagen ersparen Diskussionen
"Das weiss doch jeder." Diesen Satz höre ich ständig. Stimmt halt nicht. Meistens weiss niemand genau, was erfasst werden muss, wann die Arbeit beginnt und ob Pausen abgezogen werden.
Schreiben Sie es auf. Nicht in einer 20-seitigen Richtlinie, sondern auf einer Seite. Maximal. Wann beginnt die Arbeitszeit? Müssen Pausen erfasst werden oder werden sie automatisch abgezogen? Muss jeder Auftrag einzeln gebucht werden oder reicht eine Gesamtzeit pro Tag?
Und dann: Besprechen Sie es einmal im Team. Das dauert 15 Minuten und verhindert monatelange Missverständnisse. Klingt banal. Ist es auch. Aber genau hier scheitern die meisten.
Drittens: App statt Papier
Der grösste Hebel für korrekte Zeiten ist die mobile Erfassung. Das ist kein Technologie-Hype, sondern ganz einfach praktisch.
Wer die Zeit direkt auf dem Smartphone erfasst - auf der Baustelle, beim Kunden, im Auto -, hat die Daten am Abend vollständig beisammen und muss nicht drei Tage später aus dem Gedächtnis schätzen. Das macht einen riesigen Unterschied. Die Genauigkeit steigt massiv, weil die Erfassung im Moment des Geschehens passiert, nicht retrospektiv.
Die Umstellung dauert vielleicht einen halben Tag. Danach will niemand mehr zurück. Wirklich niemand. Das ist keine Übertreibung - ich habe das in über 30 Betrieben erlebt.
Viertens: Überstunden automatisch tracken
Eines der grössten Streitthemen in Schweizer KMU sind die Überstunden. Wer hat wann wie viel gearbeitet? Stimmt die Abrechnung? Oder wird da geschätzt?
Wenn die Zeiten digital erfasst werden, löst sich dieses Problem von selbst. Das System kennt die Sollarbeitszeit jedes Mitarbeitenden, rechnet die Differenz zur gebuchten Zeit aus und weist Überstunden automatisch aus. Kein Excel, kein Schätzen, kein Streit.
Aber: Voraussetzung ist, dass die erfassten Daten stimmen. Darum lohnt sich der Aufwand für eine saubere Erfassung doppelt - sie spart nicht nur Zeit, sondern verhindert auch Konflikte.
Ich hab schon erlebt, dass Mitarbeitende plötzlich 30 Überstunden pro Monat hatten, nur weil niemand die Ist-Zeiten kontrolliert hat. Mit einer wöchentlichen Prüfung wäre das sofort aufgefallen.
Fünftens: Nicht bis Monatsende warten
Der letzte Punkt: Prüfen Sie die Zeiten nicht erst am Monatsende, sondern zwischendurch. Einmal pro Woche reicht völlig.
Sie werden staunen, was Ihnen auffällt. Ein Mitarbeiter bucht plötzlich 60 Stunden? Ein Projekt läuft aus dem Ruder? Die wöchentliche Kontrolle gibt Ihnen die Chance, gegenzusteuern, bevor es zu spät ist. Am Monatsende ist der Zug abgefahren, dann können Sie nur noch korrigieren, nicht mehr steuern.
Das ist der einfachste Weg, um die Qualität der Daten hoch zu halten. Klingt nicht spektakulär. Funktioniert aber zuverlässig.
Und ja, dabei hilft Puveno
Mit unserer Zeiterfassung können Mitarbeitende die Zeit direkt auf dem Smartphone erfassen - pro Projekt oder Auftrag, mit Beschreibung, in Echtzeit. Das System berechnet die Sollarbeitszeit und weist Überstunden automatisch aus. Monatliche Rapporte sind mit einem Klick erstellt und können digital signiert werden.
Mehr zur digitalen Zeiterfassung in Servicebetrieben gibt es in einem anderen Beitrag. Wer die offiziellen SECO-Vorgaben nachlesen möchte: Hier geht es zur Quelle. Die ist allerdings ziemlich trocken - in der Praxis sieht vieles einfacher aus, als es auf admin.ch klingt.