Abmahnung Mitarbeiter - das Thema kam letzten Sommer konkret auf den Tisch. Ein Kunde aus Luzern, Facility-Management-Betrieb, vierzehn Leute. Einer seiner Reinigungsspezialisten war zum dritten Mal zu spät, hatte zweimal eine Maschine beschädigt. Der Inhaber wollte kündigen. «Kann ich das einfach so machen?» Nein. Nicht ohne eine sauber dokumentierte Abmahnung Mitarbeiter-seitig korrekt festgehalten - sonst riskiert der Betrieb eine missbräuchliche Kündigung.
Inhaltsverzeichnis
- 1. Was die Verwarnung im Schweizer Arbeitsrecht bedeutet
- 2. Schritt 1: Vorfall präzise und sofort festhalten
- 3. Schritt 2: Schriftliche Abmahnung klar formulieren und übergeben
- 4. Schritt 3: Stellungnahme des Mitarbeitenden einholen
- 5. Schritt 4: Abmahnung Mitarbeiter-Akte korrekt ablegen
- 6. Personalunterlagen digital statt im Ordner vergraben
Was die Verwarnung im Schweizer Arbeitsrecht bedeutet
Den Begriff «Abmahnung» kennt das Schweizer Recht so nicht - anders als das deutsche Arbeitsrecht. Trotzdem ist die schriftliche Verwarnung hierzulande ein zentrales Instrument, um eine spätere Kündigung rechtlich abzusichern. Wer einen Mitarbeitenden wegen Fehlverhalten entlassen will, ohne dieses vorher schriftlich gerügt zu haben, riskiert eine Kündigung, die gemäss Art. 336 OR grundsätzlich als missbräuchlich eingestuft werden kann.
Kurz gesagt: keine Abmahnung, schwache Kündigung. Das gilt vor allem bei Verhalten, das sich wiederholt - Unpünktlichkeit, Pflichtverletzungen, Konflikte mit Kollegen. Mehr zu Kündigung und Arbeitnehmerschutz erklärt kmu.admin.ch direkt.
Schritt 1: Vorfall präzise und sofort festhalten
Zu spät gekommen - wann genau? Wie lange? Zum wievielten Mal? Vage Erinnerungen helfen vor Gericht nicht. Beim ersten Anzeichen von relevantem Fehlverhalten braucht es eine interne Notiz: Datum, Uhrzeit, was passiert ist, wer dabei war. Nicht eine Woche später. Am selben Tag.
Ein Transportunternehmen in St. Gallen hatte das Problem: Ein Fahrer hatte mehrfach Lieferzeiten verpasst, der Inhaber erinnerte sich an «ungefähr vier Vorfälle» - ohne Datum, ohne Zeugen. Die nachträgliche Abmahnung hielt vor Gericht nicht stand. Das Arbeitsverhältnis musste weitergeführt werden. Teuer, vermeidbar.
Abmahnung Mitarbeiter schriftlich und klar übergeben - Schritt 2
Mündliche Verwarnungen existieren rechtlich kaum - weil sie nicht beweisbar sind. Die Abmahnung muss schriftlich sein, konkret formuliert und persönlich übergeben werden. Drei Dinge müssen drinstehen: welches Verhalten beanstandet wird, was künftig erwartet wird, und was bei Wiederholung folgt. Ein A4-Blatt reicht. Kein juristisches Kauderwelsch.
Der Mitarbeitende soll unterschreiben, dass er das Schreiben erhalten hat - nicht dass er einverstanden ist. Das ist ein Unterschied, den viele übersehen. Verweigert er die Unterschrift, zwei Zeugen hinzuziehen und das auf dem Dokument vermerken. Zustellung trotzdem dokumentiert. Fertig.
Faustregel: Eine Abmahnung ohne Datum, ohne konkreten Vorwurf und ohne Konsequenzandrohung ist rechtlich kaum mehr wert als ein mündliches Gespräch im Flur.
Schritt 3: Stellungnahme des Mitarbeitenden einholen
Bevor die Abmahnung in die Personalakte wandert, sollte der Mitarbeitende die Chance erhalten, sich zu äussern. Gesetzliches Muss ist das nicht - aber sinnvoll. Manchmal enthält die Stellungnahme Fakten, die den Vorfall in einem anderen Licht erscheinen lassen.
Ein IT-Dienstleister in Zug hatte einen Mitarbeitenden wegen verpasster Kundentermine abgemahnt. Die Stellungnahme ergab: Er hatte die Termine nie im System gesehen - ein Planungsfehler auf Teamleiterebene. Die Abmahnung wurde zurückgezogen, der Prozess angepasst. Besser vor der Kündigung als danach.
Schritt 4: Abmahnung Mitarbeiter-Akte vollständig und auffindbar ablegen
Eine Abmahnung, die niemand mehr findet, nützt nichts. Sie gehört in die Personalakte - mit Datum, Unterschrift, allfälliger Stellungnahme. Und sie muss auffindbar sein, wenn es darauf ankommt. Nicht im dritten Ordner, Fach unten links.
Gleichzeitig gilt: Verwarnungen sind nicht ewig gültig. Liegt das gerügte Verhalten lange zurück - in der Praxis oft ein bis zwei Jahre ohne Wiederholung - verliert die Abmahnung grundsätzlich an rechtlichem Gewicht. Ein Elektrounternehmen in Bern hatte eine vier Jahre alte Verwarnung als Kündigungsbegründung herangezogen. Das Gericht liess das nicht gelten. Nicht als einziges Dokument.
Personalunterlagen digital statt im Ordner vergraben
Wer Abmahnungen, Stellungnahmen und Gesprächsnotizen in Papierordnern aufbewahrt, weiss wie schnell etwas verloren geht - oder nicht mehr auffindbar ist, wenn es zählt. Mit dem digitalen Personalmanagement von Puveno werden alle Unterlagen direkt im Mitarbeiterprofil abgelegt - Verwarnung, Gegenstellungnahme, Datum, alles auf einen Blick.
So hat der Betrieb bei einem Rechtsstreit alles griffbereit. Wer ausserdem sehen will, wie Puveno die gesamte digitale Personalakte für Schweizer KMU vereinfacht, findet dort einen direkten Einstieg.
Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung. Regelungen zur Abmahnung und Kündigung können je nach Einzelfall, GAV und Branche unterschiedlich ausgestaltet sein.